Bezahlter Urlaub, RTT, sonstige Urlaubsregelungen... Das Urlaubsmanagement in Unternehmen ist im Laufe der letzten Jahrzehnte immer komplexer geworden. Welche Vorkehrungen muss man auf Arbeitgeberseite treffen, um die Produktivität des Unternehmens aufrechtzuerhalten? Und wie kann man gleichzeitig angesichts der angespannten Lage bei der Personalbeschaffung und der Mitarbeiterbindung den Arbeitnehmern eine gewisse Flexibilität bei der Urlaubsplanung bieten? In diesem Beitrag geht es vor allem darum, herauszufinden, wie man in dieser schwierigen Situation eine ausgewogene Lösung finden kann...
Die Verwaltung von geplanten und vorhersehbaren Abwesenheiten (Urlaubsanträge) und unerwarteten oder plötzlichen Abwesenheiten (Krankheit und Sonderurlaub) mit dem reibungslosen Ablauf eines Unternehmens in Einklang zu bringen, ist keine einfache Aufgabe. Bevor wir Ihnen Tipps geben und Ihnen Best Practices aufzeigen, mit denen Sie das Urlaubsmanagement für Ihre Mitarbeiter optimieren können, wollen wir kurz einige wichtige Grundsätze in Erinnerung rufen:
Dem Arbeitgeber steht es frei, je nach den betriebsbedingten Anforderungen die Urlaubszeiten so festzulegen, wie er es für richtig hält.
Allerdings gelten für ihn zwei Einschränkungen: Er muss die Mitarbeiter zwei Monate im Voraus informieren, wenn er ein bestimmtes Zeitfenster (z. B. vom 15. Juli bis 15. August) festlegen will. Außerdem ist er verpflichtet, jeden Mitarbeiter mindestens einen Monat vor Urlaubsbeginn über seine genauen Urlaubszeiten zu informieren.
Das Arbeitsrecht besagt, dass die Urlaubszeiten eines Mitarbeiters nicht später als einen Monat vor Urlaubsantritt geändert werden dürfen. (Art. L.3141-16 des frz. Arbeitsgesetzbuchs).
Die Aufgabe: Sie müssen Urlaubsanträge und Abwesenheiten von Mitarbeitern schnell bearbeiten, damit die Betriebskontinuität gewährleistet ist, und gleichzeitig darauf achten, dass die Urlaubswünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Schritt 1: Urlaubspläne frühzeitig klären
Nehmen wir ein ganz alltägliches Beispiel: Bei einer Diskussion unter Kollegen erzählte eine Kollegin, die Wert auf eine gute Organisation legt, den anderen Kollegen bereits acht Monate im Voraus von ihren Urlaubs- und Reiseplänen.
Die einen waren überrascht, dass sie so weit in der Zukunft plant, andere hingegen hatten auch bereits jetzt, sechs Monate vorher, ihre Urlaubspläne im Kopf.
Was viele Mitarbeiter oft vergessen, ist die Tatsache, dass die Urlaubszeiten nicht von den Mitarbeitern, sondern vom Arbeitgeber festgelegt werden. Von daher kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter dazu verpflichten, im Voraus zu planen!
In vielen Fällen ist diese Urlaubsplanung Gegenstand einer stillschweigenden Vereinbarung, die in der Regel in den Teams reibungslos und einvernehmlich abläuft.
Der Arbeitgeber bittet die Arbeitnehmer also einige Monate zuvor, ihren Urlaubswunsch anzugeben, damit er seinen Dienstplan und die Einteilung der Belegschaft organisieren kann.
Diese Methode ist besonders wichtig und notwendig, da zu bestimmten Jahreszeiten (z. B. Juli und August) besonders viele Urlaubsanträge eingehen können und die Planung dann oft schwierig ist.
Viele Großunternehmen erwarten daher von ihren Mitarbeitern, dass sie ihre Urlaubspläne für den kommenden Sommer bereits im Februar festlegen. Sie versenden auch regelmäßig E-Mails zur Erinnerung, damit die Mitarbeiter auch wirklich im Voraus planen.
Wer als Arbeitnehmer dieser Aufforderung nicht nachkommt, entscheidet sich möglicherweise dafür, seinen Urlaubsanspruch nicht geltend zu machen. Er verliert dadurch auch die Möglichkeit einer vorrangige Behandlung seinen Kollegen gegenüber.
Schritt 2: Regeln und Standards aufstellen
Die erste Regel, die man im Hinterkopf haben sollte, ist, dass ein Mitarbeiter immer die Zustimmung seines Arbeitgebers braucht, um in Urlaub gehen zu können. Liegt die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers vor, kann der Arbeitnehmer unbeschwert seinen Urlaub antreten.
Häufig muss der Arbeitgeber für den Fall vorsorgen, dass mehrere Mitarbeiter im gleichen Zeitraum Urlaub nehmen wollen, was die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs oder der Produktion beeinträchtigen kann. Denken Sie also daran und planen Sie die Urlaubsreihenfolge!
Im Allgemeinen wird die Urlaubsreihenfolge durch eine Betriebsvereinbarung oder, falls es keine solche gibt, durch einen Tarifvertrag oder eine branchenspezifische Regelung festgelegt, und zwar analog zu den Bestimmungen für den Zeitraum, in dem der Urlaub genommen wird
In Ermangelung einer vertraglichen oder tarifvertraglichen Regelung wird die Reihenfolge des Urlaubsantritts vom Arbeitgeber frei festgelegt.
Dabei kann er Folgendes berücksichtigen:
- Die Familiensituation (insbesondere die Urlaubsansprüche des Ehe-/Partners in der Industrie oder im öffentlichen Dienst, die Betreuung von Kindern, eines Erwachsenen oder einer älteren Person mit Pflegebedarf im Haushalt).
- Die Betriebszugehörigkeit.
- Die etwaige Beschäftigung bei einem oder mehreren anderen Arbeitgebern im Rahmen der Mehrfachbeschäftigung.
Solche klar festgelegten Regeln, die allen Beteiligten bekannt sind, können sicherlich Konflikte vermeiden, entbinden den Arbeitgeber jedoch nicht davon, manchmal eigene Entscheidungen treffen zu müssen.
Schritt 3: Urlaubszeiten organisieren
Sind die Wünsche aller Beteiligten erst einmal geäußert und erfasst und ist der Ressourcenbedarf analysiert, können die Urlaubsanträge bearbeitet und organisiert werden.
Für den reibungslosen Ablauf ist es wichtig, nach Möglichkeit einen Dienstplan zu erstellen und die Verteilung wichtiger Aufgaben, die keinen Aufschub dulden, auf mehrere Stellen zu verteilen, damit alle Beteiligten entspannt ihren Urlaub antreten können.
Eine kontinuierliche Besetzung der Abteilungen ist wichtig, um auf Notfälle reagieren zu können. Das bedeutet aber nicht, dass die Mitarbeiter nicht den Abwesenheitsmanager nutzen können, um auf ihre zeitweilige Abwesenheit hinzuweisen und eine Weiterleitung an einen Kollegen einzurichten – natürlich nur mit dessen Einverständnis.
Es ist wichtig, diese Dinge im Vorfeld zu planen: Regelmäßige Besprechungen und die Festlegung von Übergabezeiten sind eine geeignete und perfekte Lösung dafür.
Schritt 4: Methoden und Tricks zur Überbrückung von Abwesenheitszeiten
Zu den bekanntesten Methoden gehören die jährlichen Betriebsferien.
In den Sommermonaten Juli und August werden die meisten Urlaubsanträge gestellt und Mitarbeiter mit Kindern nehmen ihren Urlaub am liebsten in den Schulferien, und auch die Brückentage im Mai sind sehr beliebt.
Um Schwierigkeiten aufgrund von Personalmangel in Zeiten hoher Nachfrage aus dem Weg zu gehen, entscheiden sich manche Unternehmen für jährliche Betriebsferien von drei oder vier Wochen.
Vor allem in der Industrie ist diese Praxis häufig anzutreffen, da sie auch die Möglichkeit bietet, die Produktionsanlagen zu warten.
Eine weitere Lösung ist der Einsatz von Mitarbeitern mit befristetem Arbeitsvertrag, Zeitarbeitskräften oder Saisonarbeitskräften.
In den Sommermonaten lassen sich solche Beschäftigungsverhältnisse leicht vereinbaren, da viele Studenten freiwillig in den Semesterferien zur Verbesserung ihres Lebensunterhalts oder zur Finanzierung ihres Studiums arbeiten möchten oder müssen. Solch ein Arbeitsverhältnis kann also eine gute Alternative sein, um Arbeitnehmer im Urlaub vorübergehend zu ersetzen.
So können Sie die Einstellung der Urlaubsvertretung schon vor dem Urlaub Ihres Mitarbeiters organisieren, um die Einarbeitung zu erleichtern und die anfallenden Aufgaben zu delegieren.
Es bietet sich auch an, mit einer WMF-Software (Zeiterfassung) zu arbeiten. Diese Software ist viel effizienter als die Arbeit mit Excel-Tabellen und hat den Vorteil, dass sie allen (Mitarbeitern und Managern) einen Gesamtüberblick über die Urlaubsplanung, den Status der Genehmigung, die noch zu nehmenden Urlaubstage usw. bietet.
Diese Programme erlauben die Genehmigung oder Ablehnung von Urlaub mit nur einem Mausklick. Schluss mit den Anträgen in Papierform. Im Zeitalter der Digitalisierung werden auch Urlaubsanträge digital gestellt.
Und am wichtigsten: Bleiben Sie bei Ihren Entscheidungen objektiv und unparteiisch! Die Gleichbehandlung von Mitarbeitern ist wichtig und kann sich positiv auf das Arbeitsklima oder die Mitarbeiterbindung auswirken.
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